ビジネスでは、クレームの防止、トラブル時の電話内容の確認、新人スタッフの研修などの目的のために、電話の内容を録音する場合があります。従来は、ビジネスフォン電話機と別に録音用の専用機器を取り付けることで、録音機能を利用することができました。
録音機器はビジネスに不可欠な存在でしたが、機器のコストがかかること、録音できる時間が短いこと、録音を手動で行わなければならないこと、などのデメリットがありました。
最新の新品ビジネスフォン（ビジネスホン）では、録音機能が搭載されている機種も存在します。
１、新品ビジネスフォンの録音機能
新品ビジネスホンの録音機能にはいくつかの種類があります。新品の最新機種であればすべての機能が利用できるというわけではなく、機種によって機能が付いているものといないものがありますので、確認してから購入しましょう。主な、録音機能を3つ紹介します。
通話メモ
通話メモ、という名前の通り、電話の相手方の名前や電話番号、住所などを残したいときに便利な機能です。メモの取り忘れや聞き間違いを防ぐことができます。
操作方法も非常にシンプルで、通話中に録音BOXボタンを押すだけです。従来からある録音方法ですので、多くの方が電話機の録音機能といえば、この通話メモをイメージされるのではないでしょうか。
ボイスメール
通話の内容が自動的に主装置に保存され、外出先からでも保存した内容を聞くことができる、という機能がボイスメールです。
例えば、外出中で不在の従業員向けに顧客から電話がかかってきて伝言を預かった場合に、従来であれば内容をメモして電話かメールで外出中のスタッフに伝えなければなりません。このとき、内容の伝達ミスが生じる可能性がありますし、伝言内容を整理するのに苦労する場合もあります。
ボイスメールを使用した場合には、伝言BOXのurlをメール送信するだけで、外出中の従業員は電話の内容を丸ごと聞くことができます。
自動録音
主装置に電話の内容が自動録音されるタイプの録音機能もあります。
例えばコールセンターなどでは、あとから発生するクレームや問い合わせの対応のためにすべての通話内容を保管しておく必要があります。その際に、全ての通話を手動で録音するのは言うまでもなく非常に手間がかかることです。
ネックになるのは、全ての通話を一定期間録音するためには大規模なデータ容量が必要になることです。
コールセンターほど、シビアに通話内容を保管する必要がない企業では、通話内容を選択保存できるタイプの自動録音機能もあります。通話完了後に、着信履歴から保存したい通話を選択すると、選択したデータのみ長期保存される、という仕組みです。選択しなかったものは、短期でデータが削除されます。
選択保存の機能を使用すれば、大掛かりなシステム導入は不要ですし、通話メモのようにボタンを押し忘れて録音に失敗するケースもありません。一般企業に導入しやすい機能といえるでしょう。
２、クラウドビジネスフォンの録音機能
録音データをクラウド上に残すという方法もあります。
クラウドビジネスフォンの録音機能
自動録音機能を使用する場合には、クラウドビジネスフォンのサービスを利用する方法もあります。
クラウドビジネスホンとは、自社に主装置を置かずサービス提供会社のインターネット上の仮想の主装置を使用するタイプのビジネスホンで、イニシャルコストの安さやサービスの豊富さ、導入・拡張のしやすさなどから近年非常に人気があります。
クラウドビジネスホンの多くが、標準機能として、あるいはオプションとして自動録音機能を搭載しています。電話機側での操作が不要なので、とても利用しやすいサービスです。
クラウドビジネスホンを導入するには？
クラウドビジネスホンを導入するには、IP多機能電話機を購入する必要があります。新しいサービスなので、やはり導入する際には新品ビジネスフォンを購入される場合が多いかと思います。
クラウドビジネスホンの特性
クラウドビジネスホンの特性は、主装置がインターネット上にあり、サービス提供会社のものであるということです。
従って、機密性の高い音声データを扱う場合や漏えいを気にされる場合には、サービスを慎重に検討するべき、といえるでしょう。データの安全性を踏まえて、自社の主装置に録音できるものを選択するか、クラウド型のものを選択するか検討しましょう。
３、まとめ
今回の記事では、新品ビジネスホンの録音機能に注目して機能紹介をしました。
録音と一口にいっても、さまざまなサービスがあり用途や規模に応じて使い分けることによってビジネスの効率を高めることができます。
最も古くからある通話メモの機能はワンタッチで手軽に使用できる反面、ボタンの押し忘れによる録音ミスの可能性があります。一方で、自動録音の場合には、データの容量やシステムの導入費などのコスト面の懸念が生じます。選択通話録音はその中間的なサービスです。ボイスメールは伝言を残す側のスタッフの作業負担を大きく軽減できるサービスです。
他に、クラウドビジネスフォンを利用した録音サービスもありますので、あわせて検討されてみてはいかがでしょうか。
